11. WF Workflow

Workflow คือการบริหารจัดการ ลำดับขั้นตอนของการปฏิบัติงานระหว่าง บุคคลากร หรือหน่วยงาน โดยกำหนดเป็นกฎเกณฑ์ และใช้เอกสาร หรือคอมพิวเตอร์มาช่วยในการกำกับงาน

ตัวอย่างของ Workflow เช่น Workflow การอนุมัติงานทั่วไป, Workflow งานขาย, Workflow การส่งสินค้า ฯลฯ Workflow เหล่านี้สามารถนำไปประยุกต์ได้ในหน่วยงานทุกระดับ ตั้งแต่หน่วยงานขนาดเล็ก ไปจนถึงหน่วยงานขนาดใหญ่

องค์ประกอบของ Workflow มีดังนี้
1. งาน (Job)
2. ผู้ปฏิบัติงาน (Operator)
3. ขบวนการปฏิบัติงาน (Process)

งาน (Job)
คือสิ่งที่ถูกนำเข้าขบวนการปฏิบัติงาน โดยปกติจะหมายถึงแบบฟอร์ม Request ของระบบต่างๆ แบบฟอร์มนี้จะมีข้อมูลสำคัญที่ไช้ในการดำเนินงานสำหรับขั้นตอนถัดไป จนสิ้นสุดขบวนการ และในแต่ละกระบวนการอาจจะมีการเพิ่มเติมหรือแก้ไขข้อมูลในแบบฟอร์มนี้ได้ตลอด

ผู้ปฏิบัติงาน (Operator)
คือผู้ที่นำงานมาปฏิบัติตามกระบวนการที่ได้กำหนดไว้ ของแต่ระบบงาน ผู้ปฏิบัติงานนี้สามารถเป็นได้ทั้งบุคคล หรือหน่วยงาน ขึ้นอยู่กับนโยบายในการติดตามงานว่าจะดูเป็นรายบุคคล หรือเป็นรายหน่วยงาน

ขบวนการปฏิบัติงาน(Process)
เป็นการนำงานมาดำเนินการ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์อย่างใดอย่างหนึ่ง ในระบบงานหนึ่งอาจะมีแค่กระบวนการเดียว หรือหลายกระบวนการ แต่ละกระบวนการจะมีการรับ-ส่งงานกัน ซึ่งแบ่งประเภทของการส่งงานได้ 3 แบบดังนี้
1. แบบเรียงลำดับ: เป็นการส่งงานเรียงไปตามลำดับของกระบวนการ คือต้องให้กระบวนการแรกเสร็จก่อน ถึงจะทำกระบวนการต่อไปได้
2. แบบขนาน: เป็นการส่งงานไปยังกระบวนการถัดไป พร้อมๆกันหลายกระบวนการ โดยไม่ต้องรอให้กระบวนการแรกเสร็จก่อน
3. แบบผสม: เป็นการส่งงานแบบผสมกันระหว่าง ระหว่างแบบที่ 1 กับแบบที่ 2

——————————————————————————–

คุณสมบัติของ Workflow
เมื่อนำ Workflow มาใช้งานในองค์กร ควรจะต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
1. การติดตามงาน (Tracking)
2. การอนุมัติงาน (Approval)
3. การประสานงาน (Collaboration)
4. การกระจายงาน (Boardcasting)

การติดตามงาน (Tracking)
เนื่องจากระบบงานหนึ่งฯ อาจจะมีได้หลายกระบวนการ หรือหลายผู้ปฏิบัติงาน จึงจำเป็นที่ต้องติดตามงานได้ ว่าขณะนี้งานอยู่ที่ขั้นตอนใด ใครเป็นผู้ปฏิบัติงาน เรื่องราวของงานเป็นอย่างไร ซึ่ง Workflow จะต้องเก็บข้อมูลเหล่านี้ทั้งหมด เพื่อนำมาทำเป็นรายงานติดตามงานในภายหลัง

การอนุมัติงาน (Approval)
โดยปกติเมื่อเริ่มต้นระบบงานใดใด มักจะให้ผู้ใช้งานกรอกแบบฟอร์ม Request ของแต่ละระบบงาน จากนั้นจะส่งต่อไปยังเจ้าหน้าอนุมัติตรวจสอบ ก่อนที่จะส่งไปยังขั้นต่อไป ซึ่งจะต้องมีระบบ security เพื่อระบุเจ้าหน้าที่ ที่มีสิทธิ์อนุมัติงาน

การประสานงาน (Collaboration)
เมือมีงานอยู่ใน workflow ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานควรที่จะเห็นงานดังกล่าว และสามารถแก้ไขงานร่วมกันได้

การกระจายงาน (Boardcasting)
เป็นการส่งงานไปยังผู้ที่เกี่ยวข้อง โดยทั่วไปจะใช้อีเมล์เป็นตัวส่งงานให้

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s